Об архиве

В своей деятельности по предоставлению услуг ГКУВО «Государственный архив Волгоградской области» руководствуется следующими нормативными документами:

Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» - это специализированное государственное учреждение, основное звено системы учреждений архивной службы Волгоградской области. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной ему государственной части Архивного фонда Российской Федерации он осуществляет учет архивных документов, обеспечивает их сохранность, комплектуется документами государственных организаций, а также негосударственных организаций и физических лиц; создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивает условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления Российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» является также и научно-методическим центром для других архивных учреждений области.

Из отчета о работе государственного казенного учреждения Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» за 2019 год

В 2019 году ГКУВО «ГАВО» продолжил работу по обеспечению сохранности и государственному учету архивных документов, комплектованию архива документами организаций – источников комплектования архива, созданию и совершенствованию НСА к документам архива, использованию архивных документов, внедрению в практику работы информационных архивных и компьютерных технологий.

По состоянию на 01 января 2020 г. на хранении в ГКУВО «ГАВО» находится 6057 фондов,  12835 описей,  1198439  ед. хр. В 2019 году архивом продолжена работа по поддержанию нормативных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в архивохранилищах и помещениях архива.

На 01 января 2020 года в Списке организаций-источников комплектования ГКУВО "ГАВО" значится 151 организация, из них 108 – государственной формы собственности, 43 – негосударственной.

Сотрудники архива осуществляли взаимодействие с делопроизводственными и экспертными службами источников комплектования. За 2019 год была оказана методическая и практическая помощь организациям-источникам комплектования ГКУВО "ГАВО" в разработке 43 номенклатур дел, 29 положений об экспертной комиссии, 25 положений об архиве, 3 инструкций по делопроизводству.

В 2019 году сотрудниками архива была оказана методическая и практическая помощь организациям в упорядочении 13170 ед.хр. управленческой документации постоянного хранения,  395 ед.хр. научно-технической документации постоянного срока хранения, 20332 ед.хр. по личному составу.

За 2019 год на государственное хранение передано 11973 ед.хр. управленческой документации, 487 ед.хр. научно-технической документации.

Продолжалась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата архива. Проведена переработка описей дел  в количестве 1107 ед.хр.

В 2019 году продолжалось ведение БД «Архивный фонд» и тематических баз данных. В БД «Архивный фонд» введено 80435 записей, в тематические базы данных было введено 9415 записей.

Продолжилась работа по переводу в электронный вид описей и архивных документов. По состоянию на 31.12.2019 года в электронный вид переведено: 4430 описей в полнотекстовом формате путем ввода в ПК «Архивный фонд»,  12828 описей в формате изображения путем сканирования,  3948 ед.хр. архивных документов.

Продолжена работа по совершенствованию системы каталогов архива. По итогам тематической разработки составлено 754 карточки для систематического и именного каталогов на выявленные документы, по материалам научно-справочной библиотеки и справочно –информационного фонда составлено 1250 карточек.

Проведено описание документов личного происхождения. Всего за 2019 год были составлены описи на 393 ед.хр.

Продолжалась работа по исполнению тематических и социально –правовых запросов. За  2019 год поступило и исполнено 788 тематических запросов, из них 143 – для органов власти и местного самоуправления, 645 –для физических и юридических лиц. По тематике запросы подразделяются на следующие категории: имущественного характера, по истории административно-территориального деления, о периоде Великой Отечественной войны и др. Также было исполнено 10 генеалогических запросов.

Продолжалось исполнение запросов социально-правового характера.

За отчетный период поступило и исполнено 4451 запросов, из них 1636 с положительным результатом, 389 –с отрицательным результатом. Это запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, о рождении, бракосочетании и смерти, о подтверждении права собственности, о перемене фамилии, опекунстве, о награждении медалями и орденами, о раскулачивании, о реабилитации, эвакуации, о местах захоронений, о подтверждении статуса «Дети Сталинграда».  Было также исполнено 2426  непрофильных запросов.

 Активно проводилась работа по использованию документов архива.

Сотрудниками архива было проведено 28 обзорных и тематических экскурсий для студентов-практикантов, школьников, сотрудников учреждений Волгограда, иностранной делегации туристов из США. 

Сотрудниками архива  было подготовлено 28 статей для газеты «Грани культуры», календаря знаменательных дат ВОУНБ им. М. Горького,  интернет-сайта архива: к юбилею Волгоградского алюминиевого завода, к юбилею завода им. Петрова, к году Театра, в память о великом генерале Ватутине Н.Ф., к 65-летию г. Волжского и др.

За отчетный период было подготовлено 3 сообщения для участия в ХХХ юбилейных Волгоградских областных краеведческих чтениях: «Из истории православных кладбищ дореволюционного Царицына», «Опыт разведения хлопка в Волгоградской области. 1935-1955 гг.», «Из истории Усть-Медведицкого имени атамана графа М.И. Платова реального училища».

Подготовлено и проведено 8 радиопередач и радиоинформаций для областного радио по историко-краеведческой тематике: «К 105 –летию со дня рождения Ф.И. Коимшиди», «К 85-летию Сталинградского краевого Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов и его исполнительного комитета», «Строительство Волгоградского планетария», «90 лет со дня рождения А.Н. Пахмутовой» и др.

За 2019 год было подготовлено 9 телепередач для ВГТРК «Волгоград-ТРВ» и МТВ: «Металл будущего», «Город, полный солнца: к 65-летию г. Волжского», «Восстановление Сталинграда», «Новый год в Царицыне-Сталинграде», «Театр: испытание войной» и др.

Сотрудниками архива было подготовлено, оформлено и открыто 13 стационарных и выездных выставок архивных документов, в том числе 6 виртуальных: к 60-летию Волгоградского алюминиевого завода, к 70-летию СЭС Волгоградской области, к 75-летию Волгоградского аграрного университета, из истории становления службы Волгоградской статистики, «Праздник мира, весны и труда» и др.

В течение 2019 года осуществлялась работа над Путеводителем по фондам архива, проведена презентация электронного читального зала по итогам конкурса социальных и культурных проектов ПАО «Лукойл».

В читальный зал было оформлено 678 пользователей, выдано 12076 ед.хр. Количество посещений читального зала за 2019  год составило 4860. Было оформлено по запросам граждан и организаций 2608 копий документов.

В 2019 году продолжалась научно-методическая работа. Сотрудниками архива были подготовлено 3 методических пособия: о  проведении проверки наличия и состояния электронных копий фонда пользования, об исполнении запросов о гражданском состоянии, о подготовке документов постоянного хранения для передачи в ГКУВО «ГАВО». Составлена Инструкция по делопроизводству ГКУВО «ГАВО». 

Было проведено 14 заседаний экспертно-методической комиссии, 4 заседания дирекции архива, 4 дня информации о новых поступлениях в справочно-информационный фонд и научно-справочную библиотеку архива, 4 заседания научно-исследовательского семинара.